§ 1
Postanowienia wstępne
- Niniejszy Regulamin dotyczy wszystkich konferencji organizowanych i współorganizowanych przez Fundację PCJ, jeśli rejestrację i obsługę Uczestników prowadzi Fundacja PCJ Otwarte Źródła.
- W stosunku do konferencji, w których udział jest odpłatny, zastosowanie mają postanowienia zawarte w Regulaminie sprzedaży usług i produktów Fundacji PCJ Otwarte Źródła.
- Znaczenie terminów używanych w niniejszym Regulaminie jest następujące:
Konferencja – wydarzenie publiczne o charakterze edukacyjno-kulturalnym, organizowane i współorganizowane przez Fundację PCJ Otwarte Źródła w celach określonym programem, w podanym na stronie internetowej konferencji terminie i miejscu. Pod pojęciem tym rozumiane są również szkolenia, seminaria, warsztaty itp.
Organizator – Fundacja PCJ Otwarte Źródła, w skrócie Fundacja PCJ, z siedzibą w Chorzowie, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym Katowice-Wschód w Katowicach – Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS w Katowicach pod numerem KRS: 0000405789.
Zamawiający – osoba, która zdecydowała się uczestniczyć w konferencji albo osoba fizyczna lub prawna, która zdecydowała się delegować Uczestnika do udziału w konferencji.
Uczestnik – osoba zgłoszona do udziału w konferencji lub oddelegowana przez Zamawiającego.
Zgłoszenie – działania podjęte przez Zamawiającego, mające na celu zarejestrowanie Uczestnika na konferencję.
Karta zgłoszenia udziału - skutecznie dostarczony do Organizatora konferencji w postaci elektronicznej lub papierowej formularz zgłoszeniowy według wzoru opublikowanego na stronie konferencji.
Potwierdzenie udziału – powiadomienie wysłane pocztą elektroniczną przez Organizatora do Zamawiającego w odpowiedzi na zgłoszenie.
Opłata konferencyjna – opłata wnoszona przez Zamawiającego tytułem udziału w Konferencji.
Zdarzenia losowe- zdarzenie przyszłe, możliwe, ale niepewne:- powódź,
- pożar w budynku, w którym ma się odbyć konferencja,
- konflikt zbrojny,
- awaria w budynku, w którym ma się odbyć konferencja, taka jak: awaria instalacji elektrycznej, wodno-kanalizacyjna, gazowa, grzewcza, klimatyzacyjna, pożarowa lub inna, której wystąpienie zagraża życiu lub zdrowiu osób przebywających w takim budynku,
- zamieszki uliczne,
- katastrofa drogowa, lotnicza, kolejowa, która uniemożliwia dojazd do miejsca odbycia konferencji, jak również bezpieczne jej przeprowadzenie,
- inne zdarzenia, których wystąpienie uniemożliwia zorganizowanie konferencji według programu albo zagraża życiu lub zdrowiu Uczestników konferencji w przypadku jej odbycia.
- Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Karty zgłoszenia udziału.
- Regulamin wiąże Organizatora konferencji, Zamawiających i wszystkich Uczestników.
§ 2
Odpowiedzialność Organizatora
- Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne konferencji zgodne z opisem na stronie internetowej konferencji.
- Organizator ustala plan konferencji oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie konferencji, nawet w dniu, w którym odbywa się konferencja, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
- Zmiany w programie konferencji, o których mowa powyżej, nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora.
- Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych. W takim przypadku wszystkie wpłaty wniesione przez uczestnika Organizator zwróci Zamawiającemu w pełnej wysokości.
- Prelegentom organizator zapewnia sprzęt niezbędny do przeprowadzenia prezentacji w postaci rzutnika multimedialnego, sprzętu nagłaśniającego i laptopa z systemem operacyjnym Windows oraz pakietami biurowymi Open Office i MS Office.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas konferencji.
§ 3
Odpowiedzialność Zamawiającego
- Zamawiający i Uczestnik zobowiązuje się zastosować do wymagań niniejszego regulaminu, jak również stosowania się podczas konferencji do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń organizacyjno-technicznych przedstawiciela Organizatora.
- Zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały i informacje przedstawione przez niego lub delegowanych przez siebie Uczestników konferencji, w tym za m.in. używanie nazwy/logo, reklamy, wkładki do materiałów dla uczestników (inserty), banery, rollupy, prezentacje, materiały reklamowe.
- Zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione na Konferencji przez niego lub delegowane przez niego osoby.
- Zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za wyrządzone przez Uczestnika osobom trzecim szkody oraz zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są działania związane z konferencją, i zobowiązany jest do pokrycia strat wynikłych z tego tytułu.
§ 4
Warunki uczestnictwa
- Warunkiem udziału w konferencji jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:
- przesłanie Karty zgłoszenia udziału uczestnika,
- otrzymanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez Organizatora,
- uiszczenie opłaty w wysokości i terminie ustalonym przez Organizatora,
- potwierdzenie obecności na miejscu w dniu rozpoczęcia Konferencji.
- Poza spotkaniami, których adresatem jest młodzież, Uczestnikami konferencji mogą być zasadniczo osoby pełnoletnie.
- Udział niepełnoletniego w konferencji możliwy jest jedynie na podstawie pisemnej zgody opiekuna prawnego albo w towarzystwie osoby dorosłej.
- Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania podczas konferencji przepisów prawa i regulaminów porządkowych ośrodka i innych miejsc, w których prowadzone są działania związane z konferencją.
- Wobec Uczestnika łamiącego przepisy prawa oraz zasady przyzwoitego zachowania, Organizator zastrzega sobie prawo zastosowania środków dyscyplinarnych, włącznie z wykluczeniem Uczestnika z dalszego udziału w konferencji bez zwrotu opłaty konferencyjnej.
§ 5
Zgłoszenie
- Przesłanie Karty zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Zamawiającego niniejszego Regulaminu.
- O ile Organizator nie ogłosi inaczej na stronie internetowej konferencji, termin nadsyłania Kart zgłoszenia udziału upływa na 14 dni przed jej rozpoczęciem. Po tym terminie Karty zgłoszenia będą przyjmowane warunkowo.
- Zgłoszenie może być dokonane elektronicznie na formularzach rejestracyjnych dostępnych na stronie internetowej danej konferencji.
- Zgłoszenia można również dokonać poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego w formie dokumentu pdf (jeżeli jest dostępny) i przesłanie go listem zwykłym lub poleconym na adres Organizatora (41-500 Chorzów, ul. Pawła Stalmacha 7/2).
- O przyjęciu bądź nieprzyjęciu zgłoszenia Organizator informuje Zamawiającego pocztą elektroniczną wysyłaną na adres podany w zgłoszeniu w terminie do 7 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia. Przesłanie potwierdzenia przez Organizatora stanowi zawarcie umowy między Organizatorem a Zamawiającym.
- W wyjątkowych sytuacjach za zgodą Organizatora możliwe jest zarejestrowanie uczestnika poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego na konferencji, z jednoczesnym dokonaniem opłaty konferencyjnej gotówką, lub poprzez dostarczenie potwierdzenia dokonania przelewu.
§ 6
Zmiana Uczestnika i odwołanie udziału
- Zamawiający ma prawo odwołać udział Uczestnika lub delegować w zastępstwie inną osobę niż zgłoszona.
- Zmiany uczestnika można dokonać do momentu rozpoczęcia konferencji. W takim przypadku Zgłaszający zobowiązany jest przedłożyć dokument jednoznacznie stwierdzający fakt upoważnienia Uczestnika do udziału w konferencji.
- Odwołania udziału Uczestnika w konferencji można dokonać najpóźniej na 14 dni roboczych przed terminem jej rozpoczęcia, chyba że na stronie internetowej konferencji określono inny termin.
- Aby odwołanie było skuteczne, winno być przesłane na adres poczty elektronicznej podany na stronie internetowej konferencji. Przyjęcie odwołania będzie potwierdzone przez Organizatora e-mailem na adres podany w zgłoszeniu.
- W przypadku odwołania Uczestnika w terminie określonym w pkt.3 dokonana opłata konferencyjna jest zwracana na podany przez Zamawiającego numer rachunku bankowego po pomniejszeniu o koszty obsługi zgłoszenia w wysokości nie większej niż 30% opłaty.
- W przypadku odwołania Uczestnika w terminie późniejszym, niż określony powyżej, Zamawiający ponosi pełną opłatę za uczestnictwo zgodnie z formularzem rejestracyjnym.
§ 7
Warunki płatności
- Dane do rachunku Zamawiający podaje w Karcie zgłoszenia:
- w przypadku opłaty indywidualnej: imię, nazwisko i adresu celem wystawienia rachunku,
- w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą: nazwa i adres firmy oraz NIP,
- w przypadku rejestracji opłacanej przez firmę: pełna nazwa firmy, adres, NIP oraz imiona i nazwiska osób, za które jest wnoszona opłata.
- Jeżeli cena jest uzależniona od terminu zgłoszenia, to o jej wysokości decyduje data wysłania zgłoszenia, a w przypadku zgłoszenia listowego liczy się data nadania w placówce pocztowej.
- Wysokosć opłaty za udział w konferencji jest podana na stronie internetowej konferencji lub na formularzu zgłoszeniowym. Opłata obejmuje wyłącznie to, co zostało wyszczególnione na stronie internetowej w opisie konferencji.
- Po otrzymaniu zgłoszenia Organizator przesyła potwierdzenie rezerwacji miejsc z podanym terminem płatności, na podstawie którego Zamawiający zobowiązany jest dokonać opłaty na konto bankowe Organizatora konferencji:
Nazwa banku: Alior Bank S.A.
Numer konta: 92 2490 0005 0000 4530 2238 1467
IBAN: PL 92 2490 0005 0000 4530 2238 1467
SWIFT (BIC): ALBPPLPW
Fundacja PCJ Otwarte Źródła
ul. Pawła Stalmacha 7/2,
41-500 Chorzów
NIP: 769-221-95-56
Tytuł wpłaty: opłata za udział w [nazwa konferencji – ID zgłoszenia] - Po wniesieniu opłaty konferencyjnej na adres podany w formularzu rejestracyjnym Organizator przesyła powiadomienie o zakończeniu procesu rejestracji i dołącza rachunek.
- W przypadku warunkowego przyjęcia zgłoszenia wpisanie na listę uczestników konferencji następuje tylko wówczas, gdy Organizator może zapewnić Uczestnikowi miejsce (np. w wyniku rezygnacji innego uczestnika), po wniesieniu opłaty konferencyjnej na rachunek bankowy Organizatora.
- Rachunek w takim przypadku zostanie wystawiony w ciągu 7 dni od dnia wniesienia opłaty. Dokonanie rejestracji w takiej sytuacji powoduje obciążenie uczestnika pełnymi kosztami konferencji bez prawa złożenia rezygnacji.
§ 8
Reklamacje
- Wszelkie reklamacje Uczestników wobec Organizatora należy zgłaszać wyłącznie w formie pisemnej ciągu 7 dni od daty zakończenia konferencji.
- Reklamacja powinna zawierać uzasadnienie.
- Organizator rozpatrzy reklamację w terminie do 14 dni od daty jej wpływu.
- Niewykorzystanie przez Uczestnika świadczeń objętych programem konferencji nie uprawnia Zgłaszającego do zmniejszenia opłaty konferencyjnej, ani otrzymania ekwiwalentu.
§ 9
Ubezpieczenie, ograniczenia odpowiedzialności
- Organizator ubezpiecza uczestników konferencji na czas jej trwania od następstw nieszczęśliwych wypadków do kwoty nie mniejszej niż 3000 PLN.
- Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania warunków uczestnictwa.
- Zawartość alkoholu we krwi uczestnika podczas zdarzenia wyklucza jakąkolwiek odpowiedzialność Organizatora.
§10.
Rejestrowanie przebiegu konferencji
- Uczestnicy konferencji mają prawo rejestrować przebieg Konferencji i prezentacji dla celów użytku osobistego.
- Uczestnik może wykorzystać fragmenty zarejestrowanego materiału filmowego lub dźwiękowego w mediach społecznościowych nie przekraczające łącznie do 15 minut.
§11.
Postanowienia końcowe
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego i innych przepisów prawa.
- Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane w pierwszej kolejności przez właściwy sąd polubowny.
- Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Organizator konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorami konferencji.
- Postanowienie zawarte w ust. 3 nie dotyczy sytuacji, gdy uczestnik podczas Konferencji przekazuje swoje dane osobowe w ankietach prowadzonych przez partnerów Fundacji, współorganizujących Konferencję.