Regulamin konferencji

Regulamin konferencji organizowanych i współorganizowanych przez Fundację PCJ Otwarte Źródła

§ 1
Postanowienia wstępne

  1. Niniejszy Regulamin dotyczy wszystkich konferencji organizowanych i współorganizowanych przez Fundację PCJ, jeśli rejestrację i obsługę Uczestników prowadzi Fundacja PCJ Otwarte Źródła.
  2. W stosunku do konferencji, w których udział jest odpłatny, zastosowanie mają postanowienia zawarte w Regulaminie sprzedaży usług i produktów Fundacji PCJ Otwarte Źródła.
  3. Znaczenie terminów używanych w niniejszym Regulaminie jest następujące:
    Konferencja – wydarzenie publiczne o charakterze edukacyjno-kulturalnym, organizowane i współorganizowane przez Fundację PCJ Otwarte Źródła w celach określonym programem, w podanym na stronie internetowej konferencji terminie i miejscu. Pod pojęciem tym rozumiane są również szkolenia, seminaria, warsztaty itp.

    Organizator     – Fundacja PCJ Otwarte Źródła, w skrócie Fundacja PCJ, z siedzibą w Chorzowie, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym Katowice-Wschód w Katowicach – Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS w Katowicach pod numerem KRS: 0000405789.

    Zamawiający – osoba, która zdecydowała się uczestniczyć w konferencji albo osoba fizyczna lub prawna, która zdecydowała się delegować Uczestnika do udziału w konferencji.

    Uczestnik – osoba zgłoszona do udziału w konferencji lub oddelegowana przez Zamawiającego.

    Zgłoszenie – działania podjęte przez Zamawiającego, mające na celu zarejestrowanie Uczestnika na konferencję.

    Karta zgłoszenia udziału - skutecznie dostarczony do Organizatora konferencji w postaci elektronicznej lub papierowej formularz zgłoszeniowy według wzoru opublikowanego na stronie konferencji.

    Potwierdzenie udziału – powiadomienie wysłane pocztą elektroniczną przez Organizatora do Zamawiającego w odpowiedzi na zgłoszenie.

    Opłata konferencyjna – opłata wnoszona przez Zamawiającego tytułem udziału w Konferencji.

    Zdarzenia losowe- zdarzenie przyszłe, możliwe, ale niepewne:
    • powódź,
    • pożar w budynku, w którym ma się odbyć konferencja,
    • konflikt zbrojny,
    • awaria w budynku, w którym ma się odbyć konferencja, taka jak: awaria instalacji elektrycznej, wodno-kanalizacyjna, gazowa, grzewcza, klimatyzacyjna, pożarowa lub inna, której wystąpienie zagraża życiu lub zdrowiu osób przebywających w takim budynku,
    • zamieszki uliczne,
    • katastrofa drogowa, lotnicza, kolejowa, która uniemożliwia dojazd do miejsca odbycia konferencji, jak również bezpieczne jej przeprowadzenie,
    • inne zdarzenia, których wystąpienie uniemożliwia zorganizowanie konferencji według programu albo zagraża życiu lub zdrowiu Uczestników konferencji w przypadku jej odbycia. 
  4. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Karty zgłoszenia udziału.
  5. Regulamin wiąże Organizatora konferencji, Zamawiających i wszystkich Uczestników.

§ 2
Odpowiedzialność Organizatora

  1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne konferencji zgodne z opisem na stronie internetowej konferencji.
  2. Organizator ustala plan konferencji oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie konferencji, nawet w dniu, w którym odbywa się konferencja, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
  3. Zmiany w programie konferencji, o których mowa powyżej, nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych. W takim przypadku wszystkie wpłaty wniesione przez uczestnika Organizator zwróci Zamawiającemu w pełnej wysokości.
  5. Prelegentom organizator zapewnia sprzęt niezbędny do przeprowadzenia prezentacji w postaci rzutnika multimedialnego, sprzętu nagłaśniającego i laptopa z systemem operacyjnym Windows oraz pakietami biurowymi Open Office i MS Office.
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas konferencji.

§ 3
Odpowiedzialność Zamawiającego

  1. Zamawiający i Uczestnik zobowiązuje się zastosować do wymagań niniejszego regulaminu, jak również stosowania się podczas konferencji do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń organizacyjno-technicznych przedstawiciela Organizatora.
  2. Zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały i informacje przedstawione przez niego lub delegowanych przez siebie Uczestników konferencji, w tym za m.in. używanie nazwy/logo, reklamy, wkładki do materiałów dla uczestników (inserty), banery, rollupy, prezentacje, materiały reklamowe.
  3. Zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione na Konferencji przez niego lub delegowane przez niego osoby.
  4. Zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za wyrządzone przez Uczestnika osobom trzecim szkody oraz zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są działania związane z konferencją, i zobowiązany jest do pokrycia strat wynikłych z tego tytułu.

§ 4
Warunki uczestnictwa

  1. Warunkiem udziału w konferencji jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:
    • przesłanie Karty zgłoszenia udziału uczestnika,
    • otrzymanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez Organizatora,
    • uiszczenie opłaty  w wysokości i terminie ustalonym przez Organizatora,
    • potwierdzenie obecności na miejscu w dniu rozpoczęcia Konferencji.
  2. Poza spotkaniami, których adresatem jest młodzież, Uczestnikami konferencji mogą być zasadniczo osoby pełnoletnie.
  3. Udział niepełnoletniego w konferencji możliwy jest jedynie na podstawie pisemnej zgody opiekuna prawnego albo w towarzystwie osoby dorosłej.
  4. Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania podczas konferencji przepisów prawa i regulaminów porządkowych ośrodka i innych miejsc, w których prowadzone są działania związane z konferencją.
  5. Wobec Uczestnika łamiącego przepisy prawa oraz zasady przyzwoitego zachowania, Organizator zastrzega sobie prawo zastosowania środków dyscyplinarnych, włącznie z wykluczeniem Uczestnika z dalszego udziału w konferencji bez zwrotu opłaty konferencyjnej.

§ 5
Zgłoszenie

  1. Przesłanie Karty zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Zamawiającego niniejszego Regulaminu.
  2. O ile Organizator nie ogłosi inaczej na stronie internetowej konferencji, termin nadsyłania Kart zgłoszenia udziału upływa na 14 dni przed jej rozpoczęciem. Po tym terminie Karty zgłoszenia będą przyjmowane warunkowo.
  3. Zgłoszenie może być dokonane elektronicznie na formularzach rejestracyjnych dostępnych na stronie internetowej danej konferencji.
  4. Zgłoszenia można również dokonać poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego w formie dokumentu pdf (jeżeli jest dostępny)  i przesłanie go listem zwykłym lub poleconym na adres Organizatora (41-500 Chorzów, ul. Pawła Stalmacha 7/2).
  5. O przyjęciu bądź nieprzyjęciu zgłoszenia Organizator informuje Zamawiającego pocztą elektroniczną wysyłaną na adres podany w zgłoszeniu w terminie do 7 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia. Przesłanie potwierdzenia przez Organizatora stanowi zawarcie umowy między Organizatorem a Zamawiającym.
  6. W wyjątkowych sytuacjach za zgodą Organizatora możliwe jest zarejestrowanie uczestnika poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego na konferencji, z jednoczesnym dokonaniem opłaty konferencyjnej gotówką, lub poprzez dostarczenie potwierdzenia dokonania przelewu.

§ 6
Zmiana Uczestnika i odwołanie udziału

  1. Zamawiający ma prawo odwołać udział Uczestnika lub delegować w zastępstwie  inną osobę niż zgłoszona.
  2. Zmiany uczestnika można dokonać do momentu rozpoczęcia konferencji. W takim przypadku Zgłaszający zobowiązany jest przedłożyć dokument jednoznacznie stwierdzający fakt upoważnienia Uczestnika do udziału w konferencji.  
  3. Odwołania udziału Uczestnika w konferencji można dokonać najpóźniej na 14 dni roboczych przed terminem jej rozpoczęcia, chyba że na stronie internetowej konferencji określono inny termin.
  4. Aby odwołanie było skuteczne, winno być przesłane na adres poczty elektronicznej podany na stronie internetowej konferencji. Przyjęcie odwołania będzie potwierdzone przez Organizatora e-mailem na adres podany w zgłoszeniu.
  5. W przypadku odwołania Uczestnika w terminie określonym w pkt.3 dokonana opłata konferencyjna jest zwracana na podany przez Zamawiającego numer rachunku bankowego po pomniejszeniu o koszty obsługi zgłoszenia w wysokości nie większej niż 30% opłaty.
  6. W przypadku odwołania Uczestnika w terminie późniejszym, niż określony powyżej, Zamawiający ponosi pełną opłatę za uczestnictwo zgodnie z formularzem rejestracyjnym.

§ 7
Warunki płatności

  1. Dane do rachunku Zamawiający podaje w Karcie zgłoszenia:
    • w przypadku opłaty indywidualnej: imię, nazwisko i adresu celem wystawienia rachunku,
    • w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą: nazwa i adres firmy oraz  NIP,
    • w przypadku rejestracji opłacanej przez firmę: pełna nazwa firmy, adres, NIP oraz imiona i nazwiska osób, za które jest wnoszona opłata.
  2. Jeżeli cena jest uzależniona od terminu zgłoszenia, to o jej wysokości decyduje data wysłania zgłoszenia, a w przypadku zgłoszenia listowego liczy się data nadania w placówce pocztowej.
  3. Wysokosć opłaty za udział w konferencji jest podana na stronie internetowej konferencji lub na formularzu zgłoszeniowym. Opłata obejmuje wyłącznie to, co zostało wyszczególnione na stronie internetowej w opisie konferencji.
  4. Po otrzymaniu zgłoszenia Organizator przesyła potwierdzenie rezerwacji miejsc z podanym terminem płatności, na podstawie którego Zamawiający zobowiązany jest dokonać opłaty na konto bankowe Organizatora konferencji:

    Nazwa banku: Alior Bank S.A.
    Numer konta: 92 2490 0005 0000 4530 2238 1467
    IBAN: PL 92 2490 0005 0000 4530 2238 1467
    SWIFT (BIC): ALBPPLPW

    Fundacja PCJ Otwarte Źródła
    ul. Pawła Stalmacha 7/2,
    41-500 Chorzów
    NIP: 769-221-95-56

    Tytuł wpłaty:  opłata za udział w [nazwa konferencji – ID zgłoszenia]
  5. Po wniesieniu opłaty konferencyjnej na adres podany w formularzu rejestracyjnym Organizator przesyła powiadomienie o zakończeniu procesu rejestracji i dołącza rachunek.
  6. W przypadku warunkowego przyjęcia zgłoszenia wpisanie na listę uczestników konferencji następuje tylko wówczas, gdy Organizator może zapewnić Uczestnikowi miejsce (np. w wyniku rezygnacji innego uczestnika), po wniesieniu opłaty konferencyjnej na rachunek bankowy Organizatora.
  7. Rachunek w takim przypadku zostanie wystawiony w ciągu 7 dni od dnia wniesienia opłaty. Dokonanie rejestracji w takiej sytuacji powoduje obciążenie uczestnika pełnymi kosztami konferencji bez prawa złożenia rezygnacji.

§ 8
Reklamacje

  1. Wszelkie reklamacje Uczestników wobec Organizatora należy zgłaszać wyłącznie w formie pisemnej ciągu 7 dni od daty zakończenia konferencji.
  2. Reklamacja powinna zawierać uzasadnienie.
  3. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie do 14 dni od daty jej wpływu.
  4. Niewykorzystanie przez Uczestnika świadczeń objętych programem konferencji nie uprawnia Zgłaszającego do zmniejszenia opłaty konferencyjnej, ani otrzymania ekwiwalentu.

§ 9
Ubezpieczenie, ograniczenia odpowiedzialności

  1. Organizator ubezpiecza uczestników konferencji na czas jej trwania od następstw nieszczęśliwych wypadków do kwoty nie mniejszej niż 3000 PLN.
  2. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania warunków uczestnictwa.
  3. Zawartość alkoholu we krwi uczestnika podczas zdarzenia wyklucza jakąkolwiek odpowiedzialność Organizatora.

§10.
Rejestrowanie przebiegu konferencji

  1. Uczestnicy konferencji mają prawo rejestrować przebieg Konferencji i prezentacji dla celów użytku osobistego.
  2. Uczestnik może wykorzystać fragmenty zarejestrowanego materiału filmowego lub dźwiękowego w mediach społecznościowych nie przekraczające łącznie do 15 minut.

§11.
Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego i innych przepisów prawa.
  2. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane w pierwszej kolejności przez właściwy sąd polubowny.
  3. Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Organizator konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorami konferencji.
  4. Postanowienie zawarte w ust. 3 nie dotyczy sytuacji, gdy uczestnik podczas Konferencji przekazuje swoje dane osobowe w ankietach prowadzonych przez partnerów Fundacji, współorganizujących Konferencję.